Apolo Homes: visibilidade em tempo real de todas as saídas, por WhatsApp

O grupo de WhatsApp da Apolo Homes tinha perguntas constantes da equipa de limpeza a saber se algum apartamento já tinha feito checkout para poder começar a limpá-lo mais cedo.

Para conseguir responder, a equipa de Guest Experience tinha de estar em contacto com os hóspedes, a perguntar-lhes durante toda a manhã se já tinham saído e, quando havia resposta, tinha depois de reencaminhar essa mensagem para o grupo de WhatsApp para que a equipa de limpeza soubesse.

Depois de instalar os nossos Botões de Checkout em menos de 1 minuto por apartamento e com uma só central para todo o edifício, começaram a receber as notificações de saída de cada hóspede em tempo real, diretamente no grupo de WhatsApp de sempre e sem envolver mais nenhuma equipa.

O resultado foi:

• Limpezas mais cedo
• Apartamentos prontos mais cedo e mais early check-ins oferecidos
• Melhoria na satisfação da equipa de limpeza, que acaba o dia mais cedo
• Poupança de tempo da equipa da Apolo Homes em cada saída

Quanto à adaptação da equipa, há uma parte da automação de que quase ninguém fala e que decide se uma implementação funciona ou é abandonada: por onde chega o aviso.

Pode montar-se o melhor sistema do mundo, mas se obriga a equipa de limpeza a instalar uma aplicação, a lembrar-se de a abrir e a olhar para ela várias vezes por dia, vai usar-se duas semanas e depois não.

O nosso Botão de Checkout adapta-se à equipa, não ao contrário.

Os dois extremos do ciclo

Na Apolo Homes o Botão de Checkout cobre as duas pontas da rotação de um apartamento, e as duas avisam por WhatsApp, no grupo que a equipa usa desde sempre:

1. O hóspede sai. Carrega ao sair e o aviso entra no grupo nesse momento. O apartamento fica livre a sério, não quando alguém for verificar.
2. A limpeza termina. Quando a equipa acaba, carrega, e o aviso volta a entrar pelo mesmo canal. O apartamento fica marcado como pronto para o próximo hóspede.

Com isso fechado, a pergunta que se repete dezenas de vezes por dia em qualquer operação (aquele apartamento está livre? já está limpo?) deixa de precisar de uma chamada.

Porque é que o WhatsApp muda a adoção

Porque elimina o atrito por inteiro:

• Ninguém instala nada. A aplicação já está no telemóvel de toda a equipa.
• Ninguém aprende nada. O aviso chega onde já se lê tudo o resto.
• Ninguém muda de hábito. Não há uma ferramenta nova a competir pela atenção com a que já se usa.

É a mesma lógica que faz o botão funcionar do lado do hóspede: não lhe pedimos que instale a aplicação do hotel, pomos-lhe um botão onde o vai ver ao sair. Do lado da equipa, não lhe pedimos que mude de ferramenta, mandamos-lhe o aviso para o grupo onde já está.