Apolo Homes: realtidsöversikt över alla avresor, via WhatsApp

WhatsApp-gruppen hos Apolo Homes var full av frågor från städteamet som undrade om någon lägenhet redan hade checkat ut, så att de kunde börja städa tidigare.

För att kunna svara behövde Guest Experience-teamet hålla kontakt med gästerna, fråga dem hela förmiddagen om de hade rest och, när svar kom, vidarebefordra meddelandet till WhatsApp-gruppen så att städteamet fick veta.

Efter att ha installerat våra utcheckningsknappar på under 1 minut per lägenhet, med en enda gateway för hela byggnaden, började de få avresenotiserna för varje gäst i realtid, direkt i den vanliga WhatsApp-gruppen och utan att blanda in något annat team.

Resultatet blev:

• Städning tidigare på dagen
• Lägenheter klara tidigare och fler tidiga incheckningar att erbjuda
• Nöjdare städteam, som slutar sitt pass tidigare
• Sparad tid för Apolo Homes-teamet vid varje avresa

När det gäller teamets vana finns det en del av automatiseringen som nästan ingen pratar om och som avgör om ett införande fungerar eller överges: var notisen dyker upp.

Man kan bygga världens bästa system, men om det tvingar städteamet att installera en app, komma ihåg att öppna den och titta i den flera gånger om dagen, används den i två veckor och sedan inte.

Vår utcheckningsknapp anpassar sig till teamet, inte tvärtom.

Cykelns två ändar

Hos Apolo Homes täcker utcheckningsknappen båda ändarna av en lägenhets omsättning, och båda meddelar via WhatsApp, i gruppen teamet alltid har använt:

1. Gästen reser. Trycker på vägen ut och notisen kommer in i gruppen i samma stund. Lägenheten blir ledig på riktigt, inte när någon hinner kontrollera det.
2. Städningen är klar. När teamet är färdigt trycker de, och notisen kommer in via samma kanal. Lägenheten markeras som klar för nästa gäst.

Med det på plats behöver frågan som upprepas dussintals gånger om dagen i vilken drift som helst (är den lägenheten ledig? är den städad?) inte längre ett telefonsamtal.

Varför WhatsApp förändrar användningen

För att det tar bort hela tröskeln:

• Ingen installerar något. Appen finns redan i hela teamets telefoner.
• Ingen lär sig något. Notisen kommer dit där allt annat redan läses.
• Ingen byter vana. Det finns inget nytt verktyg som konkurrerar om uppmärksamheten med det som redan används.

Det är samma logik som gör att knappen fungerar på gästens sida: vi ber inte gästen installera hotellets app, vi sätter en knapp där den syns på vägen ut. På teamets sida ber vi dem inte byta verktyg, vi skickar notisen till gruppen där de redan är.