Apolo Homes: sanntidsoversikt over alle avreiser, via WhatsApp

WhatsApp-gruppen hos Apolo Homes var full av spørsmål fra renholdsteamet som lurte på om noen leilighet allerede hadde sjekket ut, så de kunne begynne å vaske tidligere.

For å kunne svare måtte Guest Experience-teamet holde kontakt med gjestene, spørre dem hele formiddagen om de hadde reist og, når det kom svar, videresende meldingen til WhatsApp-gruppen slik at renholdsteamet fikk vite det.

Etter at vi installerte våre utsjekksknapper på under 1 minutt per leilighet, med én gateway for hele bygningen, begynte de å få avreisevarslene for hver gjest i sanntid, rett i den vanlige WhatsApp-gruppen og uten å involvere noe annet team.

Resultatet ble:

• Renhold tidligere på dagen
• Leiligheter klare tidligere og flere tidlige innsjekk å tilby
• Mer fornøyd renholdsteam, som blir ferdig med vakten tidligere
• Spart tid for Apolo Homes-teamet ved hver avreise

Når det gjelder teamets vaner, finnes det en del av automatiseringen nesten ingen snakker om, og som avgjør om en utrulling fungerer eller blir forlatt: hvor varselet dukker opp.

Man kan bygge verdens beste system, men hvis det tvinger renholdsteamet til å installere en app, huske å åpne den og se i den flere ganger om dagen, brukes den i to uker og så ikke mer.

Vår utsjekksknapp tilpasser seg teamet, ikke omvendt.

Syklusens to ender

Hos Apolo Homes dekker utsjekksknappen begge endene av rotasjonen i en leilighet, og begge varsler via WhatsApp, i gruppen teamet alltid har brukt:

1. Gjesten reiser. Trykker på vei ut, og varselet kommer inn i gruppen i samme øyeblikk. Leiligheten blir virkelig ledig, ikke når noen rekker å sjekke det.
2. Renholdet er ferdig. Når teamet er ferdig, trykker de, og varselet kommer inn gjennom samme kanal. Leiligheten markeres som klar til neste gjest.

Med det på plass trenger ikke spørsmålet som gjentas dusinvis av ganger om dagen i enhver drift (er den leiligheten ledig? er den vasket?) lenger en telefon.

Hvorfor WhatsApp endrer bruken

Fordi det fjerner hele terskelen:

• Ingen installerer noe. Appen ligger allerede på telefonen til hele teamet.
• Ingen lærer noe. Varselet kommer dit alt annet allerede leses.
• Ingen endrer vane. Det er ikke noe nytt verktøy som konkurrerer om oppmerksomheten med det som allerede brukes.

Det er den samme logikken som gjør at knappen fungerer på gjestens side: vi ber ikke gjesten installere hotellets app, vi setter en knapp der den ses på vei ut. På teamets side ber vi dem ikke bytte verktøy, vi sender varselet til gruppen der de allerede er.