Apolo Homes: visibilidad en tiempo real de todas las salidas, por WhatsApp

El grupo de WhatsApp de Apolo Homes tenía consultas constantes de parte del equipo de limpieza preguntando si algún apartamento ya había hecho checkout para poder comenzar a limpiarlo antes.

Para poder responder a esto, el equipo de Guest Experience tenía que estar en contacto con los huéspedes, consultándoles durante toda la mañana si ya habían salido y, si es que recibían respuesta, luego tenían que reenviar ese mensaje al grupo de WhatsApp para que el equipo de limpieza se enterara.

Tras instalar nuestros Botones de Checkout en menos de 1 minuto por apartamento y con solo una centralita para todo el edificio, comenzaron a recibir las notificaciones de salida de cada huésped en tiempo real, directamente por el grupo de WhatsApp de siempre y sin involucrar a ningún otro equipo.

El resultado fue:

• Limpiezas más temprano
• Apartamentos listos antes y más early check-ins ofertados
• Mejora en la satisfacción del equipo de limpieza ya que terminan su jornada antes
• Ahorro de tiempo del equipo de Apolo Homes en cada salida

Con respecto a la adaptación por parte del equipo, hay una parte de la automatización de la que casi nadie habla y que decide si un despliegue funciona o se abandona: por dónde llega el aviso.

Se puede montar el mejor sistema del mundo, pero si obliga al equipo de limpieza a instalarse una app, a acordarse de abrirla y a mirarla varias veces al día, se va a usar dos semanas y después no.

Nuestro Botón de Checkout se adapta al equipo, no al revés.

Los dos extremos del ciclo

En Apolo Homes el Botón de Checkout cubre las dos puntas de la rotación de un apartamento, y las dos avisan por WhatsApp, al grupo que el equipo usa desde siempre:

1. El huésped se va. Pulsa al salir y el aviso entra al grupo en ese momento. El apartamento pasa a estar libre de verdad, no en cuanto alguien lo compruebe.
2. Limpieza termina. Cuando el equipo acaba, pulsa, y el aviso vuelve a entrar por el mismo canal. El apartamento queda marcado como listo para el próximo huésped.

Con eso cerrado, la pregunta que se repite decenas de veces al día en cualquier operación (¿ese apartamento está libre? ¿está limpio ya?) deja de necesitar una llamada.

Por qué WhatsApp cambia la adopción

Porque elimina la fricción entera:

• Nadie instala nada. La aplicación ya está en el móvil de todo el equipo.
• Nadie aprende nada. El aviso llega donde ya se lee todo lo demás.
• Nadie cambia de hábito. No hay una herramienta nueva compitiendo por la atención con la que ya se usa.

Es la misma lógica que hace que funcione el botón del lado del huésped: no le pedimos que se instale la app del hotel, le ponemos un botón donde lo va a ver al salir. Del lado del equipo, no le pedimos que cambie de herramienta, le mandamos el aviso al grupo donde ya está.